I dag kommuniserer vi hovedsakelig digitalt, i mange ulike kanaler, med ulike formater og sjangre. Det som tidligere ble formidlet i form av et fysisk papirbrev, kan i dag opptre som for eksempel en SMS eller en e-post, et dokument på SharePoint eller i et fagsystem. Begrepet «arkiv» er teknologinøytralt og omfatter alt som enten har blitt saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon for virksomheten. Arkivansvaret gjelder tilsvarende uavhengig av hvor og hvordan arkivmaterialet har oppstått. Systemeier har ansvar for å kontakte arkivleder for å sikre at alt arkivmateriale blir håndtert effektivt og riktig framover. Nordland fylkeskommune bruker sak-/arkivsystemet WebSak, og saksbehandling i Nfk skal skje der. Hvis saksbehandling gjøres i andre fagsystemer skal arkivleder sammen med systemeier påse at arkivverdig dokumentasjon arkiveres i eget system med arkivkjerne, i saksbehandlersystemet WebSak, enten ved integrasjon eller manuell registrering. 

Dette for å ivareta lovene om arkivering, saksbehandling og offentlighet i offentlig sektor. Oversikt over lover finner du under "Lover, forskrifter og interne reglement".

Les om arkivansvaret og arkiveringsplikten hos Arkivverket

Organisasjonsstrukturen i WebSak gjenspeiler Nfks organisering. WebSak inneholder arkivet for Nfk, Kontrollutvalget, Fylkesrevisjonen, Elev-, lærling og mobbeombud, Hovedverneombud og Personvernombud.

WebSak er et fullelektronisk system som er bygd opp etter NOARK-standarden. Systemet skal brukes av alle som saksbehandler i Nfk. I dette systemet registrerer arkivet det som vi mottar av inngående post, dette kan være brev, e-post, sms, etc. Saksbehandlere i Nfk produserer utgående brev, interne brev og notater i WebSak. Vi har mulighet til å kategorisere/organisere sakene med arkivdeler, klassifikasjon, journalenheter, sakstyper, avgjørelseskoder, journalkategorier m.m. for at man enkelt kan gjøre søk for gjenfinning, og holde orden i sakene og dokumentene.

Interne dokumenter i WebSak:

I Nordland fylkeskommune bruker vi dokumenttypene N og X og S til internt bruk.

Dokumenttype N (internt brev) skal brukes ved korrespondanse internt i organisasjonen; mellom adm.enheter og mellom saksbehandlere.

Dokumenttype X er interne dokumenter og skal normalt ikke sendes andre mottakere. Dokumenttype X benyttes normalt til:

•  møtereferat
•  dokumentasjon av saksopplysninger
•  arbeidsdokument for videre planlegging (opplysninger som har verdi for saksbehandlingen videre)

Dokumenttype S er saksfremlegg som brukes når en sak skal behandles politisk

Dokumenter som er produsert i andre fagsystemer, og som arkiveres manuelt i sak-/arkivsystemet WebSak etter at saksbehandlingen er gjort, kan registreres vi inn som dokumenttype X.

Hierarkiet i arkivstyringen:

• Arkiv
• Arkivdeler
• Arkivsaker
• Sakstyper
• Avgjørelseskoder
• Ordningsprinsipp
• Klassering
• Journalposter
• Journalkategori
• Dokumentkategori

Kontrollutvalget, Fylkesrevisjonen, Elev-, lærling og mobbeombud, Hovedverneombud og Personvernombud har egne arkivdeler i WebSak for behandling av sine saker.

I WebSak bruker vi K-koder som klassifikasjonsprinsipp i arkivdelen saksarkiv. Arkivdelen "saksarkiv" inneholder størsteparten av dokumentene i Nfk. K-koder brukes også i Kontrollutvalget og Fylkesrevisors, Elev-, lærling og mobbeombud, Hovedverneombud og Personvernombudets arkivdeler. 

I tillegg til saksarkivet har vi andre arkivdeler som arkivet er ordnet etter. Punktene nedenfor er eksempler på arkivdeler som primært er ordnet etter andre prinsipper enn saksarkivet (SA), dette beskrives nærmere i kapittel om arkivoversikt og arkivnøkler.

• Personalarkiv (PERS)
• Opplæringsarkiv (OPPLÆRING)
• Akvakultur tillatelser (AKVA)
• Pasientarkiv Tannhelse (PASIENT)
• Prosjektarkiv Eiendom (PROEI)
• Tilskudd fra Nfk og tilskuddsformidling statlige tilskudd (TILSK)
• Utvalgsarkiv (UTV) med flere.

Tilgangsstyring

Tilgangsstyring i Nfk bygger på prinsippet om at alle saksbehandlere skal ha tilgang til alle arkivsaker og journalposter som er offentlig. Hvis en sak, journalpost eller dokument er unntatt offentlighet skal den enkelte saksbehandler ha tilgang til det man har tjenstlig behov for.

Når en arkivsak/journalpost er unntatt fra offentlighet kan brukeren gis tilgang ved tilgangsgrupper og graderingskoder.

Roller i WebSak

• Arkivansvarlig
• Arkivpersonale
• Møtesekretær
• Leder
• Saksbehandler
• Postfordeler
• Tilgang til personalsaker
• Tilgang til opplæringsmapper
• Tilgang til Kontrollutvalgets dokumenter
• Tilgang til Fylkesrevisjonens dokumenter