Forholdet mellom politikk og administrasjon

I vårt politiske, representative demokrati er det folkevalgte organer som avveier og avgjør fordeling av goder og byrder til fellesskapet. Før de folkevalgte avgjør slike spørsmål er problemstillingene utredet med faglige utgangspunkt så langt faglighet rekker. Dette er den faglig baserte administrasjonen sin oppgave. For at systemets legitimitet og integritet skal kunne ivaretas, er det nødvendig å etablere et prinsipielt skille mellom folkevalgte organers myndighet og administrasjonens oppgaver.

• Folkets valgte representanter fatter beslutning i spørsmål, særlig der det ikke er faglige/vitenskapelige presise svar. Oppgaven er å finne rimelige og akseptable løsninger, ikke nødvendigvis rette svar.
• Beslutninger framkommer etter bestemte avtalte prosedyrer.
• Beslutninger fattes etter faglige tilrådninger. Disse faglige tilrådningene skal vurderes og eventuelt modifiseres eller endres før de avgjøres av politiske organ.

Denne arbeidsdelingen mellom folkevalgtes oppgaver og administrasjonen finnes i delegasjonsreglementene som angir hvilke oppgaver fylkestinget selv skal ha, hvilke oppgaver fylkesrådet og den enkelte fylkesråd kan avgjøre og hvilke oppgaver som er overlatt til administrasjonen.

På Nfks intranettsider og i kvalitetssystemet finnes en rekke praktiske veiledninger og rutiner for hvordan oppgavene knyttet til de politiske styringsorganene våre skal gjennomføres.

Man kan også finne informasjon om våre tjenester og politikk på Nfks hjemmeside: Nfk.no

Fylkesadministrasjonen og driftsenheter

Hvert fylkesråd har ansvar for sine respektive fagavdelinger/etater som er:

• Fylkesrådsleders kontor
• Finans og organisasjon
• Samfunnsutvikling
• Utdanning og kompetanse
• Transport og infrastruktur

Organisasjonskart over alle avdelinger og driftsenheter i Nfk finner du i Kvalitetssystemet. Søk i kapittelstrukturen på organisasjonskart.

Administrative utvalg og arbeidsgrupper

Ansatte har rett til å uttale seg i forbindelse med omorganisering, store endringer i arbeidsoppgaver og arbeidsmetoder/-system, eller andre vesentlige endringer i den enkeltes arbeidsoppgaver og arbeidsmiljø. Ansattes medvirkningsrett ivaretas ved representasjon; enten at tillitsvalgte fra fagforeningene deltar i utvalg, råd eller at verneombud opptrer på vegne av ansatte.

Representativ deltakelse forekommer i arbeidsutvalg, ad hoc-utvalg og i avtale- og lovbestemte utvalg.

På arbeidsplasser med mer enn 20 arbeidstakere skal det opprettes et arbeidsmiljøutvalg (AMU). Arbeidsmiljøutvalget består av like mange representanter fra arbeidsgiver og arbeidstakerne. Utvalget skal behandle saker som angår helse og sikkerhet på arbeidsplassen, og andre planer som har betydning for arbeidsmiljøet.

Det kan også opprettes et eget partssammensatt utvalg ved driftsenheten for å behandle spørsmål om ansettelse, arbeidsoppgaver m.v. Dette er utvalg hvor arbeidsgiver har flertall, og disse benevnes skoleutvalg, institusjonsstyrer e.l.

I mange tilfeller skal saker behandles i begge typer utvalg og Nfk har derfor anbefalt at driftsenhetene oppretter ett utvalg. Dette "kombinerte" utvalget benevnes AMS (arbeidsmiljø- og skoleutvalg) eller AMI (arbeidsmiljø- og institusjonsutvalg). På fylkesnivå heter utvalget AMA (arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalg.

Oppretting av arbeidsmiljøutvalg er hjemlet i Arbeidsmiljøloven kap.7.

Oppretting av partssammensatt utvalg er hjemlet i Hovedavtalen del B.

Arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget (AMA)

Arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget (AMA) består av 9-10 medlemmer. Fylkesrådet oppnevner 5 representanter fra arbeidsgiversiden og utpeker en av disse som leder. 4-5 representanter kommer fra arbeidstakersiden. Ingen hovedsammenslutning (LO, YS, Unio, Akademikerne) skal i utgangspunktet ha mer enn en representant.

AMA er et partssammensatt utvalg med hjemmel i kommunelovens § 5-11 og arbeidsmiljølovens § 7. AMA behandler saker som gjelder forholdet mellom fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte.

Arbeidsgivers representanter består av et medlem fra fylkesrådet og etatsjefer. Fylkeshovedverneombudet tiltrer i arbeidsmiljøsaker.

Arbeidstakers hovedsammenslutninger er representert med fylkestillitsvalgte, og arbeidsgiver er representert med etatssjefer og personalsjef. Når saker behandles i medhold av arbeidsmiljøloven tiltrer i tillegg hovedverneombudet som de ansattes representant og leder møtet når det er arbeidstakersiden som leder møtet.

Fylkestings- eller fylkesrådssaker som er av betydning for de ansatte i Nfk skal behandles av AMA. I tillegg behandler AMA andre saker etter egen instruks.

AMA skal behandle saker før behandling i fylkesrådet.

Saksbehandler og avdelingsleder må så tidlig som mulig ta stilling til om en sak er av en slik karakter at den skal behandles i AMA eller ikke. HR-seksjonen ivaretar sekretariatsfunksjonen.

Arbeidsmiljø- og institusjonsutvalg (AMI)

Arbeidsmiljø- og institusjonsutvalg (AMI)  er et utvalg for fylkesadministrasjonen, og består av 7 medlemmer når det fungerer som institusjonsutvalg, da skal utvalget ha 4 fra arbeidsgiversiden og 3 fra ansattesiden, og 8 medlemmer når det fungerer som arbeidsmiljøutvalg. I disse saker tiltrer hovedverneombudet som de ansattes representant.

Representanter fra arbeidstakersiden utpekes av og blant arbeidstakerne som omfattes av den hovedavtale som gjelder for institusjonen/driftsenheten.

De hovedsammenslutningene som ikke blir representert på grunn av forholdstallsprinsippet, gis observatørstatus i utvalget.

Medlemmene velges for to år av gangen. Utvalgets leder velges for ett år. Leder velges blant medlemmer i AMI, og annen hver gang fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden.

Arbeidsmiljø- og institusjonsutvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom institusjonen/driftsenheten og de ansatte, jfr, bestemmelsene i aktuelle lover og avtaler.

Arbeidsmiljø- og skoleutvalg (AMS)

Flere videregående skoler har et AMS. Arbeidsmiljø- og skoleutvalget består av 6 medlemmer når det fungerer som arbeidsmiljøutvalg og 7 medlemmer når det fungerer som skoleutvalg.

Når utvalget fungerer som arbeidsmiljøutvalg, velges leder med hjemmel i Arbeidsmiljølovens (AML) bestemmelser.

I øvrige saker leder rektor utvalget. Rektor oppnevner i tillegg til seg selv de øvrige representantene fra arbeidsgiversiden.

2(3) representanter kommer fra arbeidstakersiden. 1 representant utpekes av og blant arbeidstakere fra pedagogisk personale, og 1 representant utpekes av og blant øvrige personale som omfattes av Hovedavtalen.

Når saker behandles i medhold av AML, trer hovedverneombudet inn som de ansattes representant.

Når utvalget fungerer som skoleutvalget og behandler generelle saker som angår skolens virksomhet tiltrer 2 elevrepresentanter. I AMU-saker som berører elevenes interesser, har elevenes representanter møte, tale- og protokolltilførselrett.

Arbeidsmiljø- og skoleutvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom skolen og de ansatte og elevene, jfr. bestemmelser i gjeldende lover og avtaler.

Personvernombud

Ordningen med Personvernombud i fylkeskommunen er godkjent av datatilsynet i vedtak av 31.8.2017. Dette innebærer blant annet at meldeplikten til Datatilsynet som følger av personopplysningsloven § 31 1. ledd er erstattet med en meldeplikt til Personvernombudet.

Personvernombudet skal bidra til systematikk og kvalitet i behandlingen av personopplysninger i fylkeskommunen, jf. reglement for informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger, som ble vedtatt i fylkesrådssak 293/2016.

I 2018 vil EUs personvernforordning (GDPR) bli implementert i norsk lovverk, og Nordland fylkeskommune er pålagt å etterfølge denne.

Personvernombudet i Nordland har følgende oppgaver:

• Føre oversikt over fylkeskommunens behandlinger av personvernopplysninger
• Passe på at ledelsen har etablert et system for internkontroll
• Bistå personer som har fått sine personopplysninger registrert hos fylkeskommunen
• Besvare spørsmål om personvernet internt i fylkeskommunen
• Være rådgiver for den behandlingsansvarlige
• Peke på brudd på personopplysningsloven overfor ledelsen
• Holde seg orientert om utviklingen innen personvern
• Være kontaktperson ved henvendelser fra Datatilsynet