Riksarkivarens forskrift § 1-1 e sier at arkivplanen skal inneholde oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret

Enkelte fagområder krever at vi må bruke andre system som fagsystemer og databaser til å holde orden på dokumentasjonen vår.

Sak-/arkivsystemet er et system hvor vi saksbehandler og arkiverer interne notater, inngående og utgående dokumenter.

Fagsystem for Nfk kan være spesialiserte system som fylket har kjøpt eller utviklet selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. I fagsystemer skjer det også saksbehandling. Disse har ikke godkjent arkivformat og oppfyller ikke krav til bevaring og avlevering. Det må være egne rutiner for saksbehandling i slike systemer slik at vi sikrer dokumentfangst til vårt godkjente saksbehandlersystem.

Det arbeides med å innhente oversikt over alle elektroniske system som har vært og er i bruk i Nfk. Oversikten vil etter hvert bli registrert her og kartleggingene skal arkiveres i WebSak Fokus, se arkivsak: 17/8384.