Organisering av arkivtjenesten

Siden opprettelsen av fylkeskommunen i 1976, har arkivtjenesten i Nordland fylkeskommune vært organisert med egne arkiv på hver enkelt avdeling og hver enkelt driftsenhet (videregående skole, kulturinstitusjon, tannhelsedistrikt mv.) Enhetene har ført manuelle journaler og hatt papirarkiv.

I 1995 ble avdelingsarkivene i fylkesadministrasjonen organisert sammen som ett arkiv - Sentralarkivet. I 1998 ble Sentralarkivet samlokalisert. Driftsenhetene fortsatte som før.

Fylkesadministrasjonen fikk sitt første elektroniske journalføringssystem i 1987 PROFS.

I 1995 fikk fylkesadministrasjonen et nytt elektronisk saksbehandler- og journalføringssystem DocuLive. I dette systemet startet vi med å skanne inngående dokumenter, det var i hovedsak hoveddokumenter som ble skannet inn mens vedlegg kun var på papir. Saksbehandlerne kunne skrive alle sine dokumenter der. Dette var ikke et fullelektronisk system som dermed betyr at alle dokumenter er oppbevart på papir. 

Andre driftsenheter i Nfk fortsatte med sine manuelle journaler og papirarkiv. Arkiv i Nordland brukte frem til 2000 DSS (system laget av Bodø kommune), fra 2000 til 2004 Forum Winsak, fra 2004 til 2008 ePhorte som arkiv. Disse systemene er elektroniske systemer men regnes ikke som fullelektroniske og alle dokument oppbevares på papir.

Ledergruppen i Nfk besluttet 21.12.2004 at Nfk skulle ha samme sak-/arkivsystem i alle driftsenheter. I mai 2008 innførte fylkesadministrasjonen fullelektronisk sak-/arkivsystem, WebSak. I 2014 startet arbeidet med å få alle driftsenheter inn som brukere i systemet. Dette arbeidet var sluttført i 2017. I arkivsak 16/14102 er det oversikt over datoer for innføring av elektronisk sak-/arkivsystem WebSak i de videregående skolene.

Etter at alle driftsenheter har tatt i bruk WebSak er arkivtjenesten i Nfk organisert som en sentralisert arkivtjeneste med felles postmottak. Dokumentasjonssenteret tidligere Sentralarkivet journalfører for hele Nordland fylkeskommune. Dette har vist seg å være utfordrende, spesielt for de videregående skoler. Det er derfor tilrettelagt for at arkivarer på hver driftsenhet kan registrere inn sine inngående dokumenter selv. Dokumentasjonssenteret har fremdeles ansvaret for dokumentene.

20.november 2017 tok Nfk i bruk Fokus, som er en modul i WebSak, spesielt tilrettelagt for saksbehandler. Samtidig som vi innførte Fokus, tok vi i bruk ekspederingskanalen SvarUt. Med SvarUt kan vi sende dokumenter som inneholder personopplysninger og/eller sensitiv informasjon digitalt til mottaker.

For å samle ansvaret for dokumentforvaltningen i Nfk, ble Sentralarkivet og Fylkesrådets kontor slått sammen 01.08.2017 til Dokumentasjonssenteret.

Dokumentasjonssenteret arbeider med

• Daglige driftsoppgaver
• Periodiske oppgaver og utviklingsoppgaver
• Informasjon- og veiledningsoppgaver

Arkivansvar

Fylkesrådet
Arkivforskriften § 1 plasserer det overordnede arkivansvaret for organet, hos organets øverste ledelse. Arkivansvaret gjelder også offentlige utvalg. I fylkeskommuner er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen. Etter kommunelovens § 19 ligger det øverste administrative ansvaret i en parlamentarisk styrt fylkeskommune hos fylkesrådet.

Fylkesråden
I vedtak i FR-sak 177-2012 ble det etablert et felles arkiv for Nordland fylkeskommune, og ansvaret for denne samlede arkivtjenesten ble delegert til fylkesråden for kultur og miljø. I FR-sak 231-2017 ble Sentralarkivet organisert under Stabsavdelingen, og endret navn til Dokumentasjonssenter.

Fylkesråd for plan og økonomi er i FR-sak 342-2017 gitt det overordnede ansvaret for fylkeskommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling.

Arkivleder
Leder av Dokumentasjonssenteret er arkivleder i Nfk, og har fått delegert arkivansvaret fra fylkesråd for økonomi 06.02.2018.

Arkivleder har ansvar for daglig ledelse og drift av Dokumentasjonssenteret, og har personal- og økonomiansvar.