Fylkeskommunale arkiver er av vesentlig betydning for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen, og som historisk kildegrunnlag.

I henhold til forskrift om offentlige arkiv av 01.01.2018 §4 er alle offentlige organ pålagt til enhver tid å ha en ajourført arkivplan.

Da arkivloven trådte i kraft i 1999 var det blant annet for å sikre at bevaringsverdige arkiver blir tatt vare på og gjort tilgjengelige for samtid og ettertid.

Målsetting

Arkivplanen skal ivareta dokumentasjonsplikten i Nfk og være et styrende dokument i arbeidet med saksbehandling og dokumentfangst, for ledere, saksbehandlere og arkivarer. Arkivplanen vil bidra til at Nfk enklere og mer effektivt saksbehandler, i henhold til arkivplan og gjeldende lovverk. Arkivplanen skal også bidra til økt kvalitet i saksbehandlingen.

Fremtidens arkiver blir mer automatisert og digitalisert, og en arkivplan vil gjøre det enklere å holde oversikt over arkivalier, og ta strategiske valg.

Arkivplanen skal også gi en bedre oversikt over

• politisk og administrativ organisering
• arkivorganisering
• arkivtjenestens ansvar og myndighet
• arkivoppgaver
• sak-/arkivsystem
• fagsystem og databaser
• lover, forskrifter, instrukser, regler, planer og interne rutiner som gjelder for arkivarbeidet og saksbehandlingen
• arkivalier
• avlevering til depot

Arkivplan for hvem?

Arkivplanen offentliggjøres, slik at innbyggerne i Nordland på en enkel måte kan føre kontroll med vår organisasjon. 

Arkivplanen vil i hovedsak være et verktøy for arkivtjenesten, men vil også være til hjelp for saksbehandlere og ledere i Nfk som ønsker oversikt over organisasjonen og arkivarbeidet.

Arkivplanen gjelder for alle driftsenheter i Nfk.

Arkivplanen er produsert i Arkivplan.no.

Første utgave av arkivplanen ble behandlet av fylkesrådet, og ble tatt i bruk 01.09.2017. Arkivplanen er gyldig til den erstattes av en ny.

Arkivplanen blir oppdatert kontinuerlig, og minst en gang i året. Ved endringer vil arkivplanen bli arkivert i WebSak.

Her finnes en oversikt over ord og begreper som brukes i arkivsammenheng, med en kort forklaring. Begrepsforklaringene er hentet fra Arkivverkets nettsider.