Arkivplan.no

LOVER, FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT

Nedenfor finner du oversikt over lover, forskrifter og reglementer som er av stor betydning for arkivarbeidet i Nfk. Listen er ikke uttømmende.

Arkivlova

Bestemmelsene i arkivloven skal sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Formålet er å ta vare på arkiv som inneholder rettighetsdokumentasjon eller har verdi for forskning, kultur og forvaltning. Loven har som formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden

Arkivloven gir overordnede og grunnleggende regler om arkiv, særlig om arkiv i offentlig forvaltning. Sammen med de utfyllende forskriftene skal loven utgjøre et fullstendig juridisk rammeverk for alle arkivrelaterte spørsmål i offentlig forvaltning – helt fra dokumentet blir skapt som ledd i den daglige virksomheten, via arkivavgrensing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale, til oppbevaring i depot og tilgjengeliggjøring for ettertiden.

Virkeområdet for arkivloven er alle offentlige organer unntatt Stortinget og dets organer (§ 5).

Arkivloven er inndelt i fire kapitler med til sammen 23 paragrafer

Arkivloven med forskrifter er i sin helhet viktig for arkivarbeidet.

Forskrift om offentlege arkiv

Arkivforskriften gir overordnede bestemmelser om arkiv i offentlige organer. Hensikten er realisering av arkivlovens formål. Revidert forskrift trådte i kraft 1/1 2018.

Den nye arkivforskriften erstatter detaljerte regler i den tidligere arkivforskriften med overordnede og funksjonelle krav. Endringene legger til rette for tilpasning til ulike organisatoriske løsninger for arkivarbeidet. Den nye arkivforskriften tar også hensyn til at dokumenter produseres og utveksles i digitale lagringsmedier, og forskriften vil gjelde uavhengig av teknologiske løsninger i arkivdanningen og arkivbevaringen.

Hovedhensikten med revisjonen av riksarkivarens forskrift, har vært å tilrettelegge for iverksetting av den nye arkivforskriften. Mange av bestemmelsene er videreføring av gjeldende rett. Det er foretatt en regelteknisk opprydding med justering av kapitler, nummerering og språk, slik at forskriften fremstår i ny form. Flere av detaljene i den gamle arkivforskriften er flyttet til den nye riksarkivarens forskrift.

Les mer om endringene i informasjonsskrivet under. I informasjonsskrivet finner du også et forskriftsspeil som viser forholdet mellom bestemmelsene i nye og gamle forskrifter.

Behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift)

Riksarkivarens forskrift gir utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om arkivrutiner, arkivlokaler, lagringsmedier, avleveringsrutiner mv. Revidert forskrift trådte i kraft 1/1 2018.

Offentleglova 

Offentleglova handler om tilgangen til forvaltningsdokument, journaler og andre register for offentligheten. Alle slike dokument er arkivdokument etter definisjonen i
arkivloven.

Offentleglova har innvirkning på journalføring, framlegging av offentlig journal og skjerming av informasjon både i journalen og i dokumentene.

Offentlegforskrifta 

Forskriften gir bestemmelser som utfyller, presiserer og gjør unntak fra offentleglova, når ikke annet følger av ellers gjeldende bestemmelser.

Forvaltningsloven

Forvaltningsloven gir generelle regler om saksbehandling og spesifiserte regler om taushetsplikt, partsoffentlighet og utsiktene for å få tilgang til opplysninger til bruk for forsking uten hinder av taushetsplikten til organet. Dette er ikke regulert av arkivloven.

Forvaltningslovforskriften

Forskriften gir bestemmelser som utfyller, presiserer og gjør unntak fra forvaltningsloven, når ikke annet følger av ellers gjeldende bestemmelser.

eForvaltningsforskriften

eForvaltningsforskriften gir mer spesifikke regler om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen, og dette berører arkivdanningen i stor grad. Forskriften inneholder regler om håndtering og arkivering av elektronisk signerte dokument.

Kommuneloven

Formålet med denne lov er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt og fylkeskommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. Loven skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard.

Personopplysningsloven

Personopplysningsloven og personopplysningsforskriften gjelder håndtering av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemiddel, og annen håndtering av personopplysninger når de inngår i eller skal inngå i et personregister.

Offentlige personregister er til vanlig offentlig arkivmateriale, og offentlige arkiv inneholder store mengder personopplysninger som blir håndtert elektronisk. Dette får blant annet konsekvenser for journalføring, skjerming og arkivering av både dokument og opplysninger.

Personregisterforskriften og nærmere bestemmelser om hvilke arkiver som er fritatt for konsesjonsplikt finner du på hjemmesiden til Datatilsynet .

Personopplysningsforskriften

Forskriften gir bestemmelser som utfyller, presiserer og gjør unntak fra offentleglova, når ikke annet følger av ellers gjeldende bestemmelser.

Pliktavleveringsloven

Pliktavleveringsloven omhandler dokumenter som er gjort tilgjengelige for allmennheten, og fastslår generell avleveringsplikt til Nasjonalbiblioteket. I forhold til arkivmateriale har loven først og fremst betydning for å definere grenseoppgangen mot biblioteksmateriale. 

Åndsverksloven

Åndsverkloven sier at den som skaper et åndsverk har opphavsrett til verket. Med åndsverk menes i denne loven litterære, vitenskapelige eller kunstneriske verk av alle slag og uten hensyn til uttrykksmåte og uttrykksform. Loven setter grenser for bruk av materiale som kommer inn under reglene i loven. I praksis fører det til at loven også setter grenser for bruken av arkivmateriale i offentlige arkiv.

Reglementer i Nordland fylkeskommune

Reglementene er produsert i sak-/arkivsystemet WebSak Fokus.

Du finner oversikt over Nfks reglement i Kvalitetssystemet - Felles for Nfk>ReglementerHR.

Oversikt over regler og retningslinjer finnes på Intranett - "Felles informasjon>Personal>Reglementer og strategier>Reglementer A-Å

Standarder for arkivarbeid

NOARK er en norsk standard for dokumentasjonsforvaltning. Standarden er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren. Offentlige virksomheter er pålagt å benytte Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter.

Internasjonale arkivstandarder legger grunnlaget for hvordan moderne arkivdanning skal foregå, og er viktig informasjon for alle som arbeider med moderne arkiver – også i Norge.  Mest omfattende er ISO-standardene, men det finnes også andre, som Moreq, OAIS m.fl.

På Arkivverkets internettsider finner du oversikt over standarder som gjelder for arkivarbeid.

 

Laster...