LOVER, FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT

Nedenfor finner du oversikt over lover, forskrifter og reglementer som er av stor betydning for arkivarbeidet i Nfk. Listen er ikke uttømmende.

Arkivlova

Formålet med denne loven er å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertid.

§ 6 i Arkivloven sier at alle offentlige organ har plikt til å ha arkiv og at arkivet skal være en god informasjonskilde for nåtid og ettertid. Formålet er å sikre at dokumenter blir bevart på en god måte, slik at vi enkelt kan dokumentere vår forvaltning, ivareta rettslige interesser og gjøre dokumentene tilgjengelig for ettertiden. Det er derfor viktig å merke seg at alle dokumenter som danner grunnlag for saksbehandling og/eller har betydning som dokumentasjon i en sak, skal arkiveres.

Arkivloven med forskrifter er i sin helhet viktig for arkivarbeidet.

Forskrift om offentlege arkiv

Virkeområdet for arkivforskriften er det samme som for arkivlovens bestemmelser. Arkivforskriften gir Riksarkivaren en rekke fullmakter og pålegg. Arkivforskriften inneholder bestemmelser om virkeområde, arkivansvar, arkivorganisering, arkivsystem og arkivrutiner. Forskriften sier også noe om oppbevaring og sikring av offentlige arkiv

Behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift)

Riksarkivforskriften inneholder viktige og førende bestemmelser for arbeidet med arkivdanning og arkivbevaring. Forskriften inneholder tekniske og arkivfaglige bestemmelser, f.eks. internkontroll for arkiv, krav til arkivlokaler, arkivsystem, periodisering, bestemmelser om digitalisert og digitalt skap materiale.

Offentleglova 

Arkivfaglige viktige paragrafer:

§ 1.Formål

Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.

§ 3.Hovudregel

Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.

§ 9.Rett til å krevje innsyn i ei samanstilling frå databasar

Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar.

§ 13.Opplysningar som er underlagde teieplikt

Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn.

Offentlegforskrifta 

Forskriften gir bestemmelser som utfyller, presiserer og gjør unntak fra offentleglova, når ikke annet følger av ellers gjeldende bestemmelser.

Forvaltningsloven

Arkivfaglige viktige paragrafer er i hovedsak de fleste paragrafene i Kapittel III.

Forvaltningsloven inneholder bestemmelser om taushetsplikt og om partsoffentlighet. Arkivpersonalet har i medhold av loven rett til å journalføre og arkivlegge arkivmateriale som er underlagt taushetsplikt. Partsoffentlighet etter forvaltningsloven innebærer at en person har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i en sak der vedkommende er part. Den inneholder også krav om betryggende oppbevaring av arkiver som inneholder taushetsbelagt materiale og taushetsplikten med dette materialet.

Partsinnsynet gjelder også dokumentasjoner lagret i elektroniske databaser/fagsystemer

§ 11a tar for seg saksbehandlingstid og foreløpig svar og er en del av grunnlaget for arkivtjenestens rolle når det gjelder oppfølging av forespørsler.

§ 13 b.3 Taushetsplikt etter § 13 er ikke til hinder for at opplysningene er tilgjengelig for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl.a. til bruk ved vegledning i andre saker,

Forvaltningslovforskriften

Forskriften gir bestemmelser som utfyller, presiserer og gjør unntak fra forvaltningsloven, når ikke annet følger av ellers gjeldende bestemmelser.

Kommuneloven

Arkivfaglig viktige paragrafer:

§ 30. Møteprinsippet.

  1. Folkevalgte organer treffer sine vedtak i møte.
  2. Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret eller fylkestinget, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. Departementet kan gi nærmere regler om adgang til å treffe vedtak på grunnlag av fjernmøte eller skriftlig saksbehandling.
  3. Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok.

§ 39. Reglement. Arkiv.

  1. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer.
  2. Departementet kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiver.

Personopplysningsloven

Personopplysningsloven av 14.april 2000 om behandling av personopplysninger trådte i kraft 01.01.2001 og erstatter personregisterloven og er en del av EØS-avtalen.

Personopplysningsloven viderefører flere bestemmelser i den tidligere personregisterloven. Samtidig innfører den noen nye og grunnleggende begreper og bestemmelser. De tidligere bestemmelser gjaldt bare for personopplysninger som inngikk i et personregister. I den nye loven har man valgt å knytte lovens anvendelsesområde opp mot behandling av personopplysninger.

I lovens §2 nr. 2 er behandling etter loven definert og følgende kan nevnes som eksempel:

Innsamling, registrering, systematisering, oppbevaring, tilpassing eller endring, blokkering, sletting eller tilintetgjøring, seleksjon, søking, bruk, utlevering/utvidelse og sammenstilling/ samkjøring/kobling.

Loven gir nye plikter for virksomheter som behandler personopplysninger, og nye rettigheter for dem som blir registrert.

Loven innfører meldeplikten for behandling av personopplysninger. For behandling av personopplysninger gjelder også bruk av kameraovervåking.

Med unntak for registre som er hjemlet i en særlov, kreves det konsesjon for behandling av sensitive opplysninger.

Den som blir registrert har rett til å

  • få innsyn i behandlingen av personopplysninger om seg selv. Dette skal være kostnadsfritt.
  • få rettet mangelfulle opplysninger om seg selv.
  • reservere seg mot direkte markedsføring.

Meldeplikt og konsesjon

Etter den nye loven foreligger det meldeplikt for de som ønsker å behandle personopplysninger.

Det skilles mellom personopplysninger og sensitive opplysninger. Det kreves som hovedregel konsesjon fra Datatilsynet for å behandle sensitive opplysninger. I lovens §2.8 er følgende ansett som sensitive opplysninger:

Rasemessige bakgrunn, etnisk bakgrunn, politisk oppfatning, filosofisk oppfatning, religiøs oppfatning, at en person har mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold og medlemskap i fagforeninger.

I visse tilfelle kan sensitive opplysninger behandles uten at det er nødvendig å søke om konsesjon. Men selv om det ikke kreves konsesjon for behandling, må det som utgangspunkt alltid sendes melding til Datatilsynet. Følgende unntak fra loven foreligger i Kapittel VI. om Melde- og konsesjonsplikt og Personopplysningsforskriften Kapittel 7. om Melde- og konsesjonsplikt.

  • det kreves ikke konsesjon for behandling av sensitive opplysninger som den registrerte har avgitt uoppfordret (dvs. frivillig og på eget initiativ) §33.
  • det kreves ikke konsesjon for behandling av opplysninger i stat og kommune når behandling har hjemmel i egen lov. §7-11c (Personopplysningsforskriften).
  • videre er det gitt unntak fra konsesjonsplikten i forskrifter i personopplysningsloven. blant annet arbeidsgivers behandling av opplysninger om ansatte, forutsatt at den registrerte har samtykket i at opplysningene er knyttet til arbeidsforholdet. §7-16 (Personopplysningsforskriften).

Personregisterforskriften og nærmere bestemmelser om hvilke arkiver som er fritatt for konsesjonsplikt finner du på hjemmesiden til Datatilsynet .

Personopplysningsforskriften

Forskriften gir bestemmelser som utfyller, presiserer og gjør unntak fra offentleglova, når ikke annet følger av ellers gjeldende bestemmelser.

Pliktavleveringsloven

Pliktavleveringsloven omhandler dokumenter som er gjort tilgjengelige for allmennheten, og fastslår generell avleveringsplikt til Nasjonalbiblioteket. I forhold til arkivmateriale har loven først og fremst betydning for å definere grenseoppgangen mot biblioteksmateriale.

Esignaturloven 

Formålet med denne loven er å legge til rette for en sikker og effektiv bruk av elektronisk signatur ved å fastsette krav til kvalifiserte sertifikater, til utstederne av disse sertifikatene og til sikre signaturfremstillingssystemer.

eForvaltningsforskriften

Forskriftens formål er å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Den skal fremme forutsigbarhet og fleksibilitet og legge til rette for samordning av sikre og hensiktsmessige tekniske løsninger. Forskriften skal legge til rette for at enhver på en enkel måte kan utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter overfor det offentlige.

Forskriften gjelder for elektronisk kommunikasjon med forvaltningen og for elektronisk saksbehandling og kommunikasjon i forvaltningen når ikke annet er bestemt i lov eller i medhold av lov.

Denne forskrift gir ikke grunnlag for å gjøre unntak fra de alminnelige reglene om forsvarlig saksbehandling i forvaltningsloven.

Straffeloven

Arkivfaglige viktige paragrafer:

§ 120. Har en offentlig Tjenestemand i nogen Tjenesten vedkommende Protokol anført Usandhed eller lagt Skjul paa Sandheden, eller har han ved Udfærdigelsen af Protokoludskrift, Telegram eller Telefonmeddelelse eller ved Stempling, Merkning eller anden tjenstlig Erklæring, der er afgiven for at tjene som Bevis, anført eller bevidnet Usandhed eller lagt Skjul paa Sandheden, straffes han med Tjenestens Tab eller med Fængsel indtil 3 Aar, men indtil 6 Aar, saafremt han har handlet i Hensigt at forskaffe sig eller andre en uberettiget Vinding eller at skade nogen.

§ 121. Den som forsettlig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller med fengsel inntil 6 måneder.

Begår han taushetsbrudd i den hensikt å tilvende seg eller andre en uberettiget vinning eller utnytter han i slik hensikt på annen måte opplysninger som er belagt med taushetsplikt, kan fengsel inntil 3 år anvendes. Det samme gjelder når det foreligger andre særdeles skjerpende omstendigheter.

Denne bestemmelse rammer også taushetsbrudd m.m. etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet.

§ 122. En offentlig Tjenestemand, der ulovlig aabner eller tilsteder nogen at aabne et ham i Tjenestens Medfør betroet Brev, straffes med Tjenestens Tab eller med Fængsel indtil 3 Aar, men indtil 6 Aar, saafremt han forøver Forbrydelsen for at forskaffe sig eller andre en uberettiget Vinding.

Åndsverksloven

Arkivfaglige viktige paragrafer:

§ 8. Et åndsverk er offentliggjort når det med samtykke av opphavsmannen er gjort tilgjengelig for allmennheten. Et kunstverk er offentliggjort også når opphavsmannen har overdratt eksemplar av verket og dette er gjort tilgjengelig for allmennheten i medhold av §§ 19, 20, 23 og 24.

Et åndsverk er utgitt når et rimelig antall eksemplar av verket med samtykke av opphavsmannen er brakt i handelen, eller på annen måte er spredt blant almenheten.

§ 9. Lover, forskrifter, rettsavgjørelser og andre vedtak av offentlig myndighet er uten vern etter denne lov. Det samme gjelder forslag, utredninger og andre uttalelser som gjelder offentlig myndighetsutøvelse, og er avgitt av offentlig myndighet, offentlig oppnevnt råd eller utvalg, eller utgitt av det offentlige. Likeledes er offisielle oversettelser av slike tekster uten vern etter denne lov.

Åndsverk som ikke er frembrakt særskilt til bruk i dokumenter som nevnt i første ledd, og som det siteres fra eller som gjengis i særskilt vedlegg, omfattes ikke av denne bestemmelse. Første ledd gjelder heller ikke lyrikk, musikkverk eller kunstverk.

§ 43. Den som frembringer et formular, en katalog, en tabell, et program, en database eller lignende arbeid som sammenstiller et større antall opplysninger, eller som er resultatet av en vesentlig investering, har enerett til å råde over hele eller vesentlige deler av arbeidets innhold ved å fremstille eksemplar av det og ved å gjøre det tilgjengelig for allmennheten.

Eneretten etter første ledd gjelder tilsvarende ved gjentatt og systematisk eksemplarfremstilling eller tilgjengeliggjøring for allmennheten av uvesentlige deler av arbeid som nevnt, dersom dette utgjør handlinger som skader den normale utnyttelse av arbeidet eller urimelig tilsidesetter frembringerens legitime interesser.

Eneretten til et arbeid som nevnt i første ledd varer i 15 år etter utløpet av det år arbeidet ble fremstilt. Dersom arbeidet i løpet av dette tidsrom offentliggjøres varer vernet i 15 år etter utløpet av det år arbeidet første gang ble offentliggjort.

Er arbeid som nevnt foran, helt eller for en del gjenstand for opphavsrett, kan også denne gjøres gjeldende.

Bestemmelsene i §§ 2 andre og tredje ledd, 6 til 8, 12 til 22, 25, 27, 28, 30 til 38b og § 39h fjerde og femte ledd gjelder tilsvarende.

Avtale som utvider frembringerens rett etter første ledd til et offentliggjort arbeid kan ikke gjøres gjeldende.

Reglementer i Nordland fylkeskommune

Reglementene er produsert i sak-/arkivsystemet WebSak.

Du finner oversikt over Nfks reglement i Kvalitetssystemet - Felles for Nfk>ReglementerHR.

Oversikt over regler og retningslinjer finnes på Intranett - "Ansatt>Ansattportalen>Regler og retningslinjer>Fylkeskommunale bestemmelser", eller "Arbeidsgiver>HR-portal>Regler og beskrivelser>Reglement, veiledninger og retningslinjer".

Standarder for arkivarbeid

NOARK er en norsk standard for dokumentasjonsforvaltning. Standarden er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren. Offentlige virksomheter er pålagt å benytte Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter.

Internasjonale arkivstandarder legger grunnlaget for hvordan moderne arkivdanning skal foregå, og er viktig informasjon for alle som arbeider med moderne arkiver – også i Norge.  Mest omfattende er ISO-standardene, men det finnes også andre, som Moreq, OAIS m.fl.

På Arkivverkets internettsider finner du oversikt over standarder som gjelder for arkivarbeid.

 

Laster...