Utskriftsvennlig versjon

Arkivnøkler

I 2008 innførte vi WebSak i fylkesadministrasjonen, og i den forbindelse gikk vi over til å bruke  K-koder. Etter hvert som driftsenhetene tok i bruk WebSak gikk også de over til å bruke K-koder. Vi har ikke mottatt arkivnøkler fra alle driftsenhetene i Nfk.

Oversikt over eldre arkivnøkler som er brukt i de enkelte driftsenheter i Nordland fylkeskommune arkiveres i WebSak (arkivsak: 17/14173).

 

K-koder som hovedarkivnøkkel i Nfk

I Arkivforskriften § 2-3 står det:

Organet skal normalt ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar alle dei saksområda organet steller med. Innføring av nye og reviderte nøklar skal meldast til Riksarkivaren for registrering, jf. § 7 i arkivlova.

I arkivnøkkelen bør det skiljast mellom eigenforvaltning og fagsaker. Når ein ny arkivnøkkel blir teken i bruk, skal han kunne utvidast på alle nivå. Ved overgang til ny arkivnøkkel skal ein også byrje på ny periode i arkivet, jf. kap. III B om periodisering av arkiv, og alle nye saker skal klasserast etter den nye nøkkelen.

Fylkesadministrasjonen brukte "arkivnøkkel for fylkeskommunene" som hovedarkivnøkkel fra 1996 frem til overgangen av nytt sak-/arkivsystem "WebSak" i 2008, da ble K-koder (felles arkivnøkkel for kommuner og fylkeskommuner) tatt i bruk som hovedarkivnøkkel. Nøkkelen er godt tilpasset sak-/arkivsystemet og det er mulig å søke på tekst (ikke bare på tallkoder) som forenkler søking og gjenfinning. I henhold til Riksarkivarens Veiledning i periodisering av offentlige arkiver, kan man skille enkelte saksområder ut fra saksarkivet, og opprette egne arkivdeler som klasseres med andre prinsipper enn hovedarkivnøkkelen. 

Vi har valgt å bruke andre ordningsprinsipper enn K-koder i enkelte arkivdeler for å forenkle oversikten, muligheten til sortering, og tilpassing til import fra skjema. Nedenfor er oversikt over primære ordningsprinsipper for forskjellige arkivdeler i WebSak. Informasjon om ordningsprinsippene, arkivdeler m.m. beskrives nærmere i våre rutiner.

Oversikt over primære ordningsprinsipp 

Laster...