Sakshandsamar er ansvarlig for vurdering og eventuell registrering av e-post som kjem direkte til han/ho. Sakshandsamar må sjølv vurdera om den motteke e-posten er å sjå på som sakspost for heradet. Dersom e-posten er sakspost registrerar sakshandsamar denne i WebSak.Dette skjer via importfunksjonen Acos Websak enkeltsak.

Søk fram eksisterende sak, og ny journalpost vert automatisk registrert.

Dersom e-posten er det fyrste dokumentet i en ny sak, opprettar sakshandsamar ny sak i WebSak. Hvis sakshandsamar er i tvil om det eksisterar ei sak eller ikkje, skal han/ho kontakta arkivet for hjelp.

Opplysingane i journalposten skal kvalitetssikrast av sakshandsamar. Ved registrering av e-post er det spesielt viktig å forsikra seg om at journalposttittelen er meningsgjevande for innhaldet i dokumentet og at avsendaropplysingane er informative. Journalstatus vert automatisk sett til M. Arkivtenesta kontrollerar registreringa og står for den endelege journalføringa.

Framgangsmåten for denne rutina finn ein under daglege post og arkivrutinar i i arkivplanen.

Rutine for importering av inngåande e.post i Websak.pdf

Dersom sakshandsamar er i tvil om korleis ein registrerar ein inngående e-post, tek ein kontakt med arkivtenesta for hjelp.

Det er viktig å understreka at det ikkje er høve til å driva sakshandsaming gjennom e-postsystemet

.