Arkivdel: Saksarkivet
Klassering: 601 - Innkjøpsordning

Følgende dokumenter skal legges inn i ESA:

1. Interne arbeidsmøter

X-notat Mal: Anbud - Referat fra internt arbeidsmøte
Tilgangskode/hjemmel: U - § 14

2. Anbudsforespørsel

Utgående brev eller X-notat

Mal: Importer fra fil + vedlegg (mal : Anbud - Innkjøpsbetingelser) 3 forskjellige eksempler på anbudsforespørsler:

• Begrenset konkurranse
• Åpen anbudskonkurranse
• Konkurranse med forhandlinger

er lagt ut under "interne skjema" på intranettet. Hent en kopi av ønsket eksempel og lagre kopien på eget område. Hent fila inn i ESA ved valget importer fil i ESA. Rediger dokumentet før eller etter importering til ESA.

Offentliggjøres på Doffin av innkjøpsleder.

3. Referat fra anbudsbefaring/anbudskonferanse

X-notat Mal: Anbud - Referat fra anbudsbefaring/anbudskonferanse

Offentliggjøres på Doffin av innkjøpsleder.

4. Anbudsåpningsprotokoll

X-notat Mal: Anbudsåpningsprotokoll Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3

5. Møteinnkalling

Utgående brev

Mal: Anbud - Innkalling til avklaringsmøte eller Mal: Anbud - Innkalling til forhandlingsmøte

Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3

6. Møtereferat

X-notat Mal: Anbud - Referat fra forhandlingsmøte/avklaringsmøte Tilgangskode/hjemmel: U - 23.3

7. Saksframlegg anbudsnemnd

Saksframlegg Mal: Saksframlegg anbud Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3

Sakstype: Politisk sak (PS) Behandling: Formannskapet Status: KL - klar Innstilling skal undertegnes av avdelingsleder.

8. Vedtak anbudsnemnd

X-notat Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3 Dokument skannes med underskrifter.

9. Skriv til tapende tilbydere

Utgående brev Mal: Anbud - Skriv til tapende tilbydere Dokumentene skal inneholde kun anbudstall/informasjon fra tilbyder og vinnende anbyder.

10. Skriv til vinnende tilbyder:

Utgående brev Mal: Anbud - Orienteringsskriv til vinnende tilbyder

11. Forslag til avtale

Utgående brev m/vedlegg Mal: Anbud - Avtaleskriv til vinnende tilbyder (inkl. enkel avtale) Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3

12. Avtale

X-notat

Underskrevet avtaledokument m/vedlegg skannes og legges i ePhorte. Orginaldokumentene legges i vedleggsarkivet. Legg inn merknad om at avtaledokumenet ligger i vedleggsarkivet i 3. etg.

Dokumentkategori: Avtale - journalpostnivå Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3 Tilgangsgruppe: Ledere/enhet

13. Anskaffelsesprotokoll

X-notat Mal: Anskaffelsesprotokoll Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3

14. Statusmøter (ved rammeavtaler) - innkalling/møtereferat

X-notat Mal: kommer Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3

15. Prolongering (forlengelse)

NB! Innen 3 måneder før avtalen går ut. Utgående brev Mal: kommer

16. Opphør av avtale - Evaluering

X-notat Mal: kommer Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3