Det er sendt ut en liste med restanser for enheten hvor du jobber. Hva betyr det, og hva skal du gjøre?

Hva er restanser?

Restanser er innkommende dokumenter/e-poster og interne notater med oppfølging som det ikke er registrert et svar, eller en avskriving på i P360°.

I Ås kommune lager vi en rapport over restanser på alle ubesvarte innkommende dokumenter/e-poster og interne notater med

oppfølging fire ganger i året. Det gir lederne en mulighet til å måle om vi svarer på henvendelser innen tidsfrister og om vi svarer. Å ta ut rapport på restanser er en lovpålagt oppgave.

Hva skal du gjøre?

Det kan være at du har sendt ut et svar, men du svarte på en e-post uten å knytte denne opp mot det inngående dokumentet. Ofte har man restanse fordi man ikke har ferdigstilt svarbrevet. Det (svarbrevet) står med status R. Det kan også være informasjon du har fått som du kun har tatt til etterretning, men det kan ikke systemet vite hvis du ikke har avskrevet det med kode.

Dette skal du gjøre:

1. Sjekk om du har mange reserverte dokument (ikke ferdigstilte). Disse finner du på venstre side under: Korrespondanse under arbeid. Ekspeder alle dokumentene du vet du har sendt, og som du vet du er ferdig med. Da blir de registret som svar på det inngående.
2. Sjekk om du har mange ubesvarte dokument. Disse finner du på venstre side under Ubesvarte. De som ikke skal ha et svar skal du
   avskrive, de som skal ha et svar besvares etter hvert som fristen nærmer seg.

Hentet fra NOARK-5:

Kap. 6.5

6.5.4 Restanseliste

Offentlige organ er pålagt til bestemte tider å ta ut en oversikt over dokumenter som ikke er ferdig behandlet. I statlige organ gjøres dette normalt fire ganger per år. Denne oversikten kalles restanseliste. Målet med restansekontrollen er å sikre at alle mottatte henvendelser til organet blir besvart innen rimelig tid. Dette er hjemlet i forvaltningsloven § 11 a (dvs bestemmelsen om saksbehandlingstid og foreløpig svar). Restanselisten gir også en oversikt over arbeidsbelastningen i organet. Den er hjemlet i arkivforskriften § 3-7, andre ledd.

Restanselisten er ment å gi en leder informasjon om hvordan restansesituasjonen er i vedkommende enhet og hvilke saker det er knyttet restanser til. For en saksansvarlig kan restanselisten brukes som en påminnelse om at det finnes uavsluttede saker som vedkommende er ansvarlig for. Saksbehandler får tilsvarende en påminnelse om dokumenter vedkommende fortsatt har til behandling.